Creazione di dati per la stampa con Microsoft Word 2010
Questa guida non garantisce la creazione corretta dei dati per la stampa. Essa serve piuttosto come aiuto. Qualora non avessi familiarità con la realizzazione di dati per la stampa e seguissi questa guida, ti consigliamo di includere nel tuo ordine l'opzione supplementare del controllo dei dati (a pagamento).
I programmi Office non sono in linea di massima adatti per la creazione di dati professionali per la stampa. Dato tuttavia che molti dei nostri clienti usano questi programmi nel quotidiano lavoro di ufficio, questi strumenti vengono spesso usati anche per creare piccoli prodotti di stampa.
Dato che in proposito emergono spesso domande, Onlineprinters GmbH mette a disposizione alcune linee guida per la creazione di dati per la stampa tramite i programmi Office. Quello che segue è un esempio in Microsoft Word 2010 di un normale volantino DIN lungo ordinabile su www.onlineprinters.ch.
Creazione di un documento
Dopo aver creato un nuovo documento, fissare innanzitutto la geometria della pagina mediante il pulsante "Dimensioni" sotto la voce di menu "Layout di pagina".
Il formato finale del volantino DIN lungo, reperibile alla relativa pagina prodotto sotto "Dettagli", è 10,5 cm x 21,0 cm.
Sempre qui si trova l'indicazione del formato dati comprensivo del refilo di 2 mm sui 4 lati. Questa smarginatura è necessaria come tolleranza per il taglio dei prodotti. Il formato dati risulta dunque di 10,9 cm x 21,4 cm. Queste misure devono essere inserite come formato carta nei campi corrispondenti.
Sotto la scheda "Margini" si trovano le impostazioni dei bordi delle pagine. I caratteri e le informazioni importanti (ad es. loghi, indirizzi e simili) che non devono essere tagliati devono trovarsi a una distanza sufficiente dal margine del formato finale (10,5 cm x 21,0 cm). Consigliamo una distanza dal margine di ogni pagina di 4 mm rispetto al formato finale. (Attenzione: per i sistemi pubblicitari e gli opuscoli il consiglio è diverso. Vedere a questo proposito la voce Dettagli del relativo prodotto.) A questi vanno aggiunti 2 mm di smarginatura per ogni pagina, che ovviamente non devono ugualmente contenere informazioni importanti, perché vengono poi tagliati. La distanza dal margine del formato del documento (10,9 cm x 21,4 cm) risulta dunque di 6 mm. È consigliabile definire questa misura come bordo della pagina. In questo modo lo spazio restante potrà essere usato a piacere.
Gli elementi come le immagini e gli sfondi che devono raggiungere il bordo del formato finale (ad es. la barra del logo illustrata sotto) devono sporgere di 2 mm oltre tale bordo, ovvero raggiungere il bordo del formato dei dati.
Posizionamento di testi e immagini
Ora è possibile iniziare la creazione vera e propria del documento.
Per le immagini consigliamo ai nostri clienti in linea di massima la modalità colori CMYK (ciano, magenta, giallo, nero), perché questi saranno poi i colori di stampa. Dato però che i programmi Office sono concepiti principalmente per la visualizzazione a monitor di documenti, non dispongono di questa modalità. Word converte tutti i dati (anche le immagini già in CMYK) nella modalità colori RGB (rosso, verde, blu). Per la stampa dei prodotti dei clienti è necessaria però l'area cromatica CMYK, pertanto è necessario convertirne i dati. Essendo l'area cromatica RGB notevolmente più grande dell'area cromatica CMYK (ovvero comprende semplicemente più colori possibili), si possono verificare spostamenti di colore. Ciò riguarda in particolare i colori luminosi e molto saturi o, per così dire, accesi e vivaci. I programmi Office non permettono dunque la visualizzazione con colori vincolanti dei dati per la stampa, perché la conversione avviene solo presso la nostra azienda. È possibile per questo che i colori stampati appaiano un po' più scuri e più deboli.
Le immagini devono inoltre avere una risoluzione di almeno 300 dpi (punti per pollice) nelle dimensioni originali ed essere in formato *.tif o *.jpg. Se non si dispone di un programma per l'elaborazione delle immagini, la risoluzione può essere controllata in Windows Explorer facendo clic col tasto destro del mouse sul file, selezionando "Proprietà" e facendo clic sul pulsante "Avanzate" sotto "Info file".
Per un aiuto nel posizionamento degli elementi della propria creazione nel menu "Visualizza" è possibile selezionare la visualizzazione di righelli e/o griglia e guide.
Stampa come PDF
Prima di salvare come PDF il documento finito è necessario eseguire anche la seguente impostazione. Accedere attraverso il pulsante “file” alla rubrica “Opzioni”.
Assicurarsi che nella categoria "Salva" sia attivata la casella di controllo "Incorpora i caratteri nel file" e non siano attivate le due voci sottostanti. Senza questa impostazione non è possibile inviare i caratteri usati nel PDF, quindi non è possibile elaborare correttamente il documento. Questa impostazione può ovviamente essere eseguita anche prima di creare il documento, indicando che dovrà essere valida per "Tutti i nuovi documenti". Naturalmente ciò è consigliabile se i dati per la stampa vengono creati regolarmente con Word.
A questo punto è possibile salvare il documento come PDF. Fare clic su "Salva con nome".
Comparirà infine la finestra sotto illustrata. Come "Tipo file" selezionare PDF e fare quindi clic su "Opzioni". Se questa opzione PDF non è disponibile, è possibile scaricare gratuitamente dal sito Microsoft il corrispondente "Add-In" alla pagina: http://www.microsoft.com/downloads/it-it/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=it
Configurare la finestra che comparirà come sotto illustrato e confermare con "OK".
A questo punto compare la schermata precedente. Facendo ora clic su "Salva" il PDF viene salvato.
È consigliabile eseguire un ulteriore controllo visivo del PDF creato. Per questo è preferibile usare Adobe Reader, scaricabile gratuitamente dalla pagina: http://get.adobe.com/de/reader/.
Il cliente tenga presente che non può aprire e modificare PDF in Microsoft Word. A questo scopo è necessario inviare a Onlineprinters GmbH i dati per la stampa. Per questo motivo il cliente dovrebbe salvare il documento a intervalli regolari durante e al termine della creazione nel formato Word *.doc. Questo è possibile attraverso il pulsante "File" e poi su "Salva con nome". Questo tipo di file può essere sempre riaperto e modificato.
Ti auguriamo buon lavoro con la creazione delle tue stampe, garantendoti sin da ora la massima qualità nell'evasione del tuo ordine su www.onlineprinters.ch.
Il team di Onlineprinters